נוהל הגשת פרויקט במסלול רגיל

א. הכנת הבקשה ותוכנה
1. הקמת ועדת היגוי: המבקש יקים ועדת היגוי שתגדיר את הפרויקט ותלווה את ביצועו בכל שלביו. כמו כן, המבקש יודיע לקרן של"ם על הקמת הועדה והרכב חבריה.
בראש הועדה יעמוד ראש הרשות המקומית, או מישהו שימונה מטעמו ובסמכותו.
חברים נוספים בועדה יהיו: מנהל מחלקת השירותים החברתיים, גזבר הרשות המקומית, מפקח השירות לאדם המפגר, נציג כל גוף מממן, נציג קרן של"ם ונציגי גורמים רלוונטיים אחרים.

2. המבקש יעביר לקרן של"ם את המסמכים הבאים:
א. פניה עם תיאור הפרויקט, עלות משוערת והיקף הסיוע המבוקש. פניה זו תהא חתומה ע"י ראש הרשות, גזבר הרשות ומנהל המחלקה לשירותים חברתיים.
ב. צילום פרוטוקול ישיבת מליאת מועצת הרשות המקומית, בה אושרה במפורש הקמת הפרויקט.
ג. תוכנית מפורטת לבנייה או שיפוץ הפרויקט, מאושרת ע"י הגורם המתכנן של הרשות המקומית, בצרוף כתב כמויות.
ד. רשימה מפורטת של הציוד בצרוף שתי הצעות מחיר.
ה. טופס תקציר הצעת פרויקט המצורף לתדריך, חתום ע"י מפקח/ת משרד הרווחה.
ו.  טופס תכנית מימון, המצורף לתדריך חתום ע"י גזבר הרשות.
ז. מסמך המעיד כי המבקש היינו בעל הזכויות בקרקע, שעליה עתיד להבנות הפרויקט, (נסח רישום ו/או שטר חכירה ו/ או אישור זכויות וכיו"ב) או עליו עומד המבנה.
ח. תוכנית מסגרת להפעלת הפרויקט לאחר הקמתו, כולל תקציב הפעלה.
ט. מידע נוסף ע"פ דרישת קרן של"ם.

ב. אישור הבקשה ע"י הקרן
1.לאחר שהמבקש ימציא את המסמכים הנ"ל, הבקשה תועבר לוועדה המקצועית של הקרן אשר תדון בתוכן המקצועי ותעביר המלצתה להנהלה.
2.לאחר אשור הועדה המקצועית תדון הנהלת הקרן בבקשה על היבטיה השונים. אם תאשר אותה, תיקבע ההנהלה את שיעור המענק הכספי שינתן למבקש לצורך הפרויקט.
3.הקרן תשלח לראש הרשות המקומית הודעה על החלטת ההנהלה, בציון שיעור המענק שאושר והתנאים להענקתו.
4. להודעת האישור, יצורף טופס הסכם/התחייבות ( **הסכם רגיל או הסכם צד ג'), בדבר השימוש בכספי המענק, עליו יחתמו ראש הרשות, גזבר הרשות ומנהל מחלקת הרווחה.
**טופס הסכם רגיל נועד לצורך העברת כספי המענק באמצעות חשבון הרשות המקומית.
**טופס צד ג' נועד על מנת להקל ולזרז העברת התשלומים דרך גוף או גורם שלישי, זאת במקרים בהם יש עיכוב או קושי בהעברת הכספים באמצעות הרשות.
לתשומת לב השימוש במענק המיועד לפרויקטים של בנייה:
על השימוש במענק הכספי שיאושר ע"י הקרן לפרויקטים של בניה, יחולו דיני המכרזים תשנ"ב – 1992 , תקנות חובת המכרזים תשנ"ג – 1993 , סעיף 198 לפקודת העיריות (נוסח חדש ) ותקנות העיריות (מכרזים) תשמ"ח – 1987.

ג. שחרור המענק הכספי
הרשות המקומית, תעביר לקרן:
מכתב התחייבות המוזכר בסעיף (4) לעיל.
עדכון לטופס "תכנית ממון" המוזכר בסעיף ג' לעיל, ומבוסס על עלויות בפועל (מכרז, הצעות מחיר) בחתימת גזבר הרשות.
פרוטוקול ועדת המכרז ותוצאות המכרז.
אישורים על כל מקורות הממון המופיעים "בתכנית ממון".
העתק חוזה עבודה חתום עם הקבלן וצו תחילת עבודה (בפרויקטים של בניה ושיפוץ נרחב).
לאחר קבלת האישורים המוזכרים לעיל, תועבר מקדמה בגובה עד 40% מהמענק המאושר עבור פרויקטים עד 50,000 ₪ .לגבי מענקים מעל 50,000 ₪ ,המקדמה תהיה עד 20%.
הרשות המקומית, תדווח לקרן על ביצוע כל שלב ושלב של הפרויקט, בצרוף חשבוניות-מס עד לסיום הפרויקט. יתרת הכסף תועבר על סמך הדיווחים, יחסית לשיעור השתתפות הקרן בפרויקט.

ד. טקס חנוכת הפרויקט
הרשות המקומית תערוך טקס חנוכת הפרויקט במועד שיתואם עם הנהלת קרן של"ם כל חברי הועד המנהל יוזמנו לטכס. יו"ר הקרן יוזמן לשאת את ברכתו ושמו יופיע על גבי ההזמנה בצירוף הלוגו של קרן של"ם. נוסח ההזמנה ישלח לאישור הקרן טרם הפקתה.

ה. שילוט
על כל מבנה שהוקם, או שופץ, או צויד בסיוע קרן של"ם יותקן שלט המציין את סיועה של קרן של"ם. נוסח השלט יועבר לאישור הקרן עוד בטרם הפקתו, זאת בכדי לוודא את תקינות המידע המוצג בו.

ו. העברת מידע
הרשות המקומית, המבקשת מענק, תסייע לקרן בכל נושא הקשור לתדמיתו ומעמדו של האדם עם הפיגור השכלי. כמו כן תציין הרשות את עובדת סיועה של קרן של"ם לישוב בעת חנוכתם של פרויקטים ותעביר מידע לכל אמצעי התקשורת, בתאום עם אנשי התקשורת של קרן של"ם.

ז. מעקב
קרן של"ם שומרת לעצמה את הזכות לעקוב אחר מימוש מענק הקרן בכל שלב ושלב, על מנת להבטיח שכל פרויקט יתבצע ע"פ הפרוגראמה, התכנון וההצעות שהוגשו ואושרו לנושא .
 

להלן טפסים רלוונטיים לצרכי הגשת בקשה לפרויקט במסלול רגיל:

1.תקציר הצעת פרויקט.
 
2.טופס ריכוז הצעות מחיר 

3. טופס העברה לצד ג'

4. טופס ריכוז חשבוניות להעברת תשלומים או טופס חתום ע"י רואה חשבון או גזבר

5. טופס תוכנית מימון להגשת בקשה לקרן שלם